1. Transport, séjour, hébergement, plan du domaine
Quel(s) transport(s) pour accéder au Domaine de VSG ?
- Il y a très peu de transports en commun venant de la gare de Bomal sur Ourthe.
- Prévoir un transport privé ou contacter le TEC.
Où se trouve l’accueil, la réception du Domaine de VSG ?
- La réception du Domaine se trouve à l’entrée du Domaine au n°1 de la rue du Millénaire – 6941 Villers Sainte Gertrude
- Un plan du domaine se trouve sur la rubrique « Contact » de notre site internet.
Quel type d’hébergement propose le Domaine ?
Le Domaine propose plusieurs formules.
- Chambres individuelles ou partagées
- Gîtes de groupes
- Hébergements adaptés aux classes et grands groupes
- Espaces communs équipés (salons, salles de réunion, de séminaires, récréatives et polyvalentes)
2. Séminaire & événement
Est-il possible d’organiser un séminaire pour mon entreprise ?
Le site est adapté pour :
- Séminaires, team-buildings, réunions, formations, conférences, activités en plein air
Peut-on organiser un événement privé ?
- Selon les configurations, le domaine peut accueillir certains événements privés : fêtes familiales, anniversaires, réunions. Les réservations doivent être planifiées à l’avance.
3. Activités/animations
Oui, parmi lesquelles :
- Randonnées en forêt, activités nature, espaces de détente en extérieur.
- Le Domaine est aussi proche d’activités à Adventure Valley près de Durbuy (aventures, kayak, VTT, tourisme).
4. Personnes à mobilité réduite
Le site est-il accessible aux personnes à mobilité réduite ?
- Certaines infrastructures sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.
- Il est conseillé de vérifier les besoins spécifiques lors de la réservation.
5. Réservations & Paiements
Quand ma réservation devient-elle effective ?
- Elle est confirmée et effective après la réception du contrat signé ainsi que le paiement de l’acompte “signature” mentionné dans le contrat.
Cette signature vaut accord complet sur les conditions et documents annexés au contrat.
Que se passe-t-il si je ne paie pas l’acompte ?
- Le contrat ne sera pas effectif et sera annulé sans préavis.
Quand dois-je payer le solde ?
- Aux dates indiquées dans votre contrat.
Y a-t-il des taxes à prévoir ?
GROUPES PRIVES ET INDIVIDUELS // CLASSES VERTES (tarifs scolaires)
- Oui : 1,30 € par personne (> 3 ans) / nuit de taxe de séjour.
- Non, pas de taxes de nuitées pour les classes vertes.
6. Annulations & Modifications
L’assurance annulation est-elle comprise ?
- Non. Vous devez contracter votre propre assurance auprès d’un organisme extérieur.
Quelles sont les conditions d’annulation ?
- Plus de 6 mois : 10 % du total du séjour (non remboursable)
- Entre 24 et 13 semaines : 75 % du total du séjour dû
- Entre 13 et 1 semaine : 100 % du total dû
Aucun report ou remboursement n’est accepté.
Puis-je modifier mon contrat ?
Oui, mais à partir de 3 modifications, un forfait de 50 € sera ajouté.
7. Arrivée, Départ & Check-in
À quelle heure puis-je arriver ?
GROUPES PRIVES ET INDIVIDUELS
- Entre 16h et 17h. En cas d’arrivée tardive après 17h, prévenir impérativement la réception, une procédure d’arrivée tardive sera mise en place.
CLASSES VERTES (tarifs scolaires)
- L’arrivée se fait au plus tôt à partir de 10h mais les bâtiments seront disponibles en fonction de l’état d’avancement du nettoyage de ceux-ci.
A quelle heure dois-je quitter les gîtes ?
- Les gîtes doivent être libérés au plus tard à 10h. Clés à remettre à la réception.
Que dois-je faire en arrivant ?
GROUPES PRIVES ET INDIVIDUELS ET CLASSES VERTES (tarifs scolaires).
- Payer la caution (si pas déjà payée via un virement bancaire avant votre arrivée).
- Payez les taxes de nuitées et/ou suppléments si pas déjà fait avant votre arrivée.
- Remettre la fiche d’hébergement complétée (si pas déjà envoyée).
- Recevoir les consignes et instructions essentielles à votre séjour par le personnel.
- S’installer dans les gites et vérifier l’inventaire (à rendre au plus vite, avant 11h le lendemain).
- Les responsables, accompagnants doivent se rendre à la réception et recevoir les clefs, dossiers et instructions de la part du personnel.
8. Parking et stationnement
- Des parkings sont situés sur le domaine proches de vos gites.
- Il n’y a pas de bornes de recharges électriques.
- Selon le gite qui sera occupé, se renseigner plusieurs jours avant l’arrivée auprès de la réception pour connaitre l’endroit de dépôt des élèves en bus.
9. Cautions & Inventaire
Une caution est-elle demandée ? Quand la caution vous-est-elle remboursée ?
GROUPES PRIVES ET INDIVIDUELS // CLASSES VERTES (tarifs scolaires)
- Oui, selon le type de logement (voir votre contrat) – (paiement recommandé avant votre arrivée par virement bancaire ou par carte lors du check in). Dans les 30 jours suivant la fin du séjour, après déduction éventuelle de dégâts.
- Non, aucune caution n’est demandée pour une école.
Une vérification de l’inventaire du gite est-il obligatoire
- Oui, tout dégât non signalé dès l’arrivée sera facturé après le séjour.
10. Literie & Hygiène
GROUPES PRIVES ET INDIVIDUELS // CLASSES VERTES (tarifs scolaires)
Dois-je apporter mes draps ? Les couvertures doivent-elles être rangées ?
- Oui (contacter notre réception si vous avez un doute).
- Oui. Les couvertures non pliées et rangées correctement seront facturées 2 €/couverture.
- Oui, un sac de couchage ou deux draps de lit + une taie d’oreiller.
- Oui. Les couvertures non pliées et rangées correctement seront facturées 2 €/couverture.
Pour les classes vertes, prévoir au minimum :
- Une paire de chaussures propres pour circuler dans les bâtiments et vous rendre dans notre restaurant de collectivité
- Un sac de couchage (+ une protection de matelas si souhaité).
- Une taie d’oreiller.
- Une gourde.
- Des essuies et nécessaire de toilette.
- Des vêtements et des chaussures adaptées à la saison/météo et aux animations.
- Pour les programmes sportifs : une tenue de sport et des chaussures de sport (intérieur et extérieur).
- Une trousse de secours.
- Un véhicule personnel est vivement recommandé (si vous souhaitez vous déplacer ou en cas d’urgence).
- Le papier toilette est fourni.
- Le café est inclus uniquement durant les petits déjeuners. Si vous souhaitez du café en dehors de ces moments, un percolateur est prévu dans les gîtes (pas dans les chambres de la ferme) néanmoins n’oubliez pas de prévoir (le café et les filtres).
Où puis-je laver mon linge ?
- Des lavoirs publics sont à disposition à 5 minutes en voiture à Bomal sur le parking du Spar.
Où puis-je acheter à boire et à manger ?
- Un Spar, une boulangerie et une boucherie se trouvent à 5 minutes en voiture (Bomal sur Ourthe).
- Vous trouverez plus de magasins à Barvaux sur Ourthe (15 minutes en voiture).
11. Règles de sécurité & Comportement
Peut-on fumer dans les bâtiments ?
- Non, interdiction de fumer dans les bâtiments.
- Déclenchement de détecteur ou alarme sans raison = 250 € d’amende + coût intervention de la société et risque d’expulsion. Il est interdit de toucher aux détecteurs et boitiers rouges de l’alarme.
Le bruit est-il autorisé ?
- Le bruit est interdit à partir de 22h. Tout non-respect sera sanctionné par une amende de 250 euros et une possible expulsion immédiate du gite.
- Il est strictement interdit de fumer dans les bâtiments.
Peut-on utiliser du matériel de sonorisation ?
- Oui, uniquement dans le respect de l’A.R. du 24/02/1977 (niveaux sonores).
En cas d’abus : exclusion immédiate du groupe.
Quelle est la conduite attendue par les occupants ?
- Respect des voisins et de la quiétude.
- Calme dans le parc et autour des bâtiments.
- Pas de déplacement de mobilier (fixe ou d’un gîte à l’autre).
- Respect du matériel et des lieux mis à disposition.
- Respect des issues de secours.
12. Propreté, nettoyage, déchets, poubelles
TOUT NON-RESPECT du ROI ou des conditions générales entraine des frais supplémentaires importants.
Que devons-nous nettoyer avant de partir ?
- Frigos / congélateurs / fours / barbecues.
- Vaisselle lavée, essuyée et rangée.
- Toutes les poubelles triées et vidées. Les emplacements et instructions se trouvent dans la farde d’accueil.
- Sols balayés et tout détritus et papier ramassé.
- Linge sale rassemblé selon les consignes dans les bacs prévus à cet effet.
Des frais peuvent-ils être facturés ?
Oui, en cas :
- de poubelles non vidées
- de tri non respecté
- de non-respect des obligations de propreté et de nettoyage minimum
13. Animaux & Installations extérieures
Les animaux sont-ils admis ?
Oui, au tarif de 8 €/nuit/animal
Interdit dans :
- dans les chambres à l’étage (gites de la Ferme)
- sur les lits
- sur les canapés et mobilier
Peut-on installer tentes, caravanes ou mobilhomes ?
- Non, cela est strictement interdit.
14. Internet & Équipements
Y a-t-il du WiFi ?
- Oui, via location d’une box WiFi portable (selon disponibilité) : 12 €/jour et une caution de 200 euros.
15. Restauration & Repas dans notre restaurant collectif
Quelles formules sont possibles ?
- Pension complète (dans notre restaurant collectif).
- Demi-pension (dans notre restaurant collectif).
- Buffet ou repas type séminaires.
Quels sont les horaires des repas ?
- Petit-déjeuner : 8h30
- Dîner : 12h30
- Souper : 18h30 (vendredi : 19h sur demande et possibilité)
Les modifications de repas et du régime alimentaire sont-elles possibles ?
Oui mais plus aucune modification n’est possible à moins de 15 jours du séjour.
Allergies alimentaires non prises en charge par notre restaurant (contacter la réception pour plus d’informations).
Peut-on apporter sa propre nourriture ou boissons ?
Non. C’est interdit dans le restaurant.
Si apport de boissons extérieures, un droit de bouchon de 4 €/bouteille vous sera demandé.
Des carafes d’eau potables du robinet sont à disposition dans le restaurant.
Quel est le minimum de personnes pour bénéficier de la restauration ?
15 personnes.
16. Infos supplémentaires
L’effectif du groupe peut-il dépasser la capacité des lits ?
GROUPES PRIVES ET INDIVIDUELS // CLASSES VERTES (tarifs scolaires).
- Non, jamais.
- La répartition des lits se fait sur le principe de 1 personne = 1 lit sans tenir compte des sexes, âges, élèves ou accompagnants.
- Toute demande spécifique de lits ou chambres supplémentaire en plus de la répartition standard fera l’objet de tarifs privés et non plus scolaires.
Quand peut-on modifier le programme des animations scolaires ?
- Toute modification est impossible à moins de 1 mois et demi du séjour.
- Aucun remboursement n’est possible pour les animations.
Le Domaine de VSG est-il responsable des objets personnels ?
- Non, toute perte, vol ou détérioration ne sont pas couverts.
